REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE

(9de versie – 23 april 2015)

Het reglement van inwendige orde heeft tot doel om de rechten en plichten van alle leden van de vereniging vast te leggen.

TITEL I: RAAD VAN BESTUUR

ARTIKEL 1

De Raad wordt minstens drie keer per jaar bijeengeroepen via brief, fax of e-mail, die ten minste vijf werkdagen voor de zitting worden verstuurd.

In geval van hoogdringendheid kan de Raad twee werkdagen voor de zitting bijeengeroepen worden.

De beraadslagingen van de Raad van Bestuur worden in processen-verbaal opgenomen; ze worden in een bijzonder register, dat op de maatschappelijke zetel wordt bijgehouden, ingeschreven en ze worden ondertekend door de Voorzitster en door de Bestuurders die erom verzoeken.

Verkiezing van de Voorzitster en de Ondervoorzitsters:

De kandidaturen voor het Voorzitterschap en het Ondervoorzitterschap moeten worden ingediend bij de Raad van Bestuur, uiterlijk drie maanden voor de Algemene Vergadering die belast is met hun verkiezing. Elke kandidate moet lid zijn van de Club. De verkiezing gebeurt bij een absolute meerderheid van de rechtsgeldig uitgebrachte stemmen.

Verkiezing van de Bestuurders:

De kandidaturen voor de Raad van Bestuur moeten minstens drie maanden voor de Algemene Vergadering worden ingediend bij de Secretaris-Generaal. De Algemene Vergadering gaat over tot de verkiezing van de bestuurders via stemming op een lijst en bij een absolute meerderheid van de stemmen. In geval van gelijkheid van stemmen wordt de kandidate die al het langst lid is, verkozen.

Elke kandidate moet effectief lid zijn van de club.

TITEL II: HET BEHEERCOMITE

ARTIKEL 2

Verkiezing van de Algemene Secretaris en van de Schatbewaarder:

Drie maanden voor het einde van het mandaat van de Algemene Secretaris en de Schatbewaarder moeten de kandidaten voor die functies hun kandidatuur neerleggen bij de Raad van Bestuur.

In het kader van onverwacht openvallen van het mandaat zal de Raad van Bestuur een Algemene Secretaris of een Schatbewaarder ad interim voor een periode van 6 maanden benoemen.


ARTIKEL 3

In toepassing van artikel 14 van de Statuten, kan de Raad van Bestuur, op eigen verantwoordelijkheid, het dagelijks bestuur overdragen aan een of meer leden, over het algemeen de Secretaris-Generaal en de Schatbewaarder, of aan een derde.

De Raad kan bovendien bepaalde taken, zoals de organisatie van de lunchdebatten, de culturele, sportieve of andere activiteiten, de bridgebijeenkomsten en ook de redactie van het ledenblad delegeren aan verschillende comités, die zo vaak vergaderen als nodig is.

 

Deze comités zullen verslag uitbrengen over hun voorstellen aan de Secretaris-Generaal, die de eindcoördinatie op zich neemt om het programma van de club op te stellen en het te publiceren in het ledenblad.

Indien geen akkoord wordt bereikt, komt de beslissing toe aan de Secretaris-Generaal.

De Secretaris-Generaal is de eindverantwoordelijke van het ledenblad, dat minstens drie keer per jaar verschijnt.

De comités kunnen geen beslissingen nemen die een impact hebben op het budget van de Club zonder de goedkeuring van de Secretaris-Generaal of de Schatbewaarder.

De Secretaris-Generaal brengt regelmatig verslag uit aan de Raad van Bestuur over het werk van de comités.

 

TITEL III: HET TOETREDINGSCOMITE

ARTIKEL 4

Het Toetredingscomité beslist over de toelating van nieuwe leden in de hoedanigheid van gewone leden.

Met uitzondering van de Voorzitster bestaat het Toetredingscomité uit zes Franstalige effectieve leden en zes Nederlandstalige effectieve leden die door de Algemene Vergadering zijn verkozen.

Het Toetredingscomité wordt om de twee jaar hernieuwd met inachtneming van de taalverhouding.

De uittredende leden zijn door de Algemene Vergadering herkiesbaar bij absolute meerderheid.


ARTIKEL 5

De ballotage voor de toelating van gewone leden heeft minstens twee maal per jaar plaats of op vraag van de Algemene Secretaris.
REGLEMENT BETREFFENDE DE TOELATING VAN LEDEN

Het Toetredingscomité wijst de leden die zich voornemen om een kandidatuur te ondersteunen, erop dat ze zich moeten schikken naar de volgende regels:

1. TOELATINGSCRITERIA:

Krachtens artikel 3 van de Statuten, "dient elke kandidate een invloedrijke activiteit of een activiteit in de socio-culturele, economische, intellectuele, sportieve of familiale sector uit te oefenen."

De kandidates dienen de leeftijd van 18 jaar bereikt te hebben.

2. PROCEDURE:

De aanvraag tot toelating gebeurt met een formulier dat door de Club wordt bezorgd. De kandidates worden verzocht dit formulier met zorg in te vullen.

De brief met kandidatuurstelling wordt samen met het formulier naar het secretariaat van de Club gezonden, ter attentie van de Voorzitster , die het samen met de aanbevelingsbrieven van de twee meters aan het Toetredingscomité overmaakt.

Elke kandidate dient twee leden als meter te hebben waarvan minstens één effectief lid moet zijn.

De meters zijn moreel verantwoordelijk voor de personen die ze voorstellen.

De meters maken schriftelijk de gegevens over, die het Toetredingscomité moeten toelaten zich een onbevooroordeelde mening te vormen over de kandidate.

De omstandige aanbevelingsbrief die de meters verbindt, dient in het dossier van de kandidatuur op het ogenblik van het onderzoek ervan, voor te komen.

De meters kunnen enkel kandidates voorstellen die zij zelf persoonlijk kennen.

Zij staan in voor de betrouwbaarheid en de juistheid van de titels en functies die op het toelatingsformulier zijn vermeld.

De leden van het Toetredingscomité kunnen er ten allen tijde op het secretariaat van de Club kennis van nemen.

Vijftien dagen voor de voorziene datum van de vergadering van het Toetredingscomité maakt het secretariaat aan alle effectieve leden een lijst over van de ontvangen kandidaturen, met voor elk de vermelding van de namen van de meters.

De effectieve leden die eventueel opmerkingen of bezwaren wensen te formuleren betreffende één of meerdere kandidaturen zijn verplicht hiervan, ten laatste drie werkdagen voor de voorziene datum van de vergadering van het Comité, kennis te geven aan de Voorzitster van de Club.

Opdat de Ballotage geldig zou zijn, dienen alle leden er deel aan te nemen of vertegenwoordigd te zijn bij volmacht.

Elke kandidate die minstens 10 stemmen heeft gekregen, zal aanvaard zijn.

De stemming zal geheim zijn.

Na elke ballottage wordt de lijst van de nieuwe toegelaten leden meegedeeld aan de leden.

De kandidates die door het Toetredingscomité zijn toegelaten worden hiervan op de hoogte gebracht per brief, ondertekend door de Voorzitster.

Indien een kandidate niet werd toegelaten, wordt zij hiervan met een persoonlijke brief op de hoogte gesteld. In geen enkel geval deelt het comité de reden van haar beslissingen mee.

ONTVANGST VAN DE NIEUWE LEDEN OP DE ONTMOETINGSLUNCH:

De Voorzitster of één van de Ondervoorzitsters stelt de nieuwe leden individueel voor.

Deze voorstelling heeft een hoffelijk en plechtig karakter en het is dan ook aangewezen dat de nieuwe leden vergezeld zijn van hun meters tijdens de lunch ter viering van hun intrede in de Club.

 

TITEL IV: DE LEDEN

ARTIKEL 6

De Club bestaat uit effectieve leden, ereleden, beschermende leden en gewone leden.

De effectieve leden zijn de stichtende leden evenals de leden die zijn toegelaten in die hoedanigheid door een beslissing van de Algemene Vergadering bij een meerderheid van drie vierde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

De stichtende leden zijn de stichtsters van de club, waarvan de lijst is opgenomen in bijlage 1.

De gecoöpteerde leden die in deze hoedanigheid werden benoemd door de Algemene Vergadering, en waarvan de lijst is opgenomen in bijlage 2, zijn effectieve leden.

De geassocieerde leden die in deze hoedanigheid werden benoemd door de Algemene Vergadering, zijn effectieve leden voor de duur van hun mandaat. Na afloop daarvan kunnen ze effectieve leden worden, indien ze daarvoor een schriftelijke aanvraag indienen bij de Raad van Bestuur, die de vraag zal voorleggen aan de Algemene Vergadering, samen met zijn advies.

Ereleden zijn de effectieve leden die de 75-jarige leeftijd hebben bereikt.

Beschermende leden zijn de dames die in die hoedanigheid zijn toegelaten door de Algemene Vergadering.

Elk gewoon lid dat effectief lid wenst te worden, moet daarvoor een schriftelijke aanvraag indienen bij de Raad van Bestuur, die de vraag zal voorleggen aan de Algemene Vergadering, samen met zijn advies.

 

ARTIKEL 7

Om effectief lid te worden moet men:

1. Gewoon lid zijn.

2. Zijn kandidatuur hebben ingediend bij de Raad van Bestuur die de kandidatuur zal voorleggen aan de Algemene Vergadering, samen met zijn advies

3. Betrokken zijn of geweest zijn bij de organisatie van een of andere activiteit van de club.

De benoeming, via geheime stemming, van de effectieve leden komt toe aan de Algemene Vergadering, die in dat verband een onbeperkte vrijheid van oordeel geniet.

De kandidates die de meerderheid van drie vierde van de rechtsgeldig uitgebrachte stemmen hebben behaald, worden toegelaten.


ARTIKEL 8

Het toetredingsrecht en de jaarlijkse bijdrage worden door de Algemene Vergadering bepaald. Zij bepaalt ook de vermindering van het toetredingsrecht en de bijdrage van de gewone leden tot 35 jaar (junior leden) evenals de vrijstelling van betaling van het toetredingsrecht voor de gewone leden die tijdelijk in België verblijven.

De Algemene Vergadering bepaalt de datum waarop de betalingen opeisbaar zijn.

Voor de nieuwe leden zijn het toetredingsrecht en de bijdrage vanaf de toelating te betalen. De bijdrage zal gebeurlijk pro rata temporis per trimester worden berekend, in die mate dat elk begonnen trimester verschuldigd is.

De stichtende leden, stichtende ereleden, gecoöpteerde leden, gecoöpteerde ereleden en beschermende leden betalen geen jaarlijkse bijdrage. De geassocieerde leden betalen geen jaarlijkse bijdrage tijdens de duur van hun mandaat. Na afloop ervan wordt hun bijdrage berekend in verhouding tot het lopende jaar.

 

ARTIKEL 9

De personen die om professionele redenen tijdelijk in België verblijven, kunnen op hun aanvraag door het Toetredingscomité als gewoon lid worden toegelaten zonder het toetredingsrecht te moeten betalen voor een periode van één jaar dat jaarlijks hernieuwbaar is en voor maximum vijf jaar.

Ze betalen dezelfde jaarlijkse bijdrage als de gewone leden. Indien ze na de maximum periode van vijf jaar gewoon lid blijven, zullen ze aan het begin van het zesde jaar verplicht zijn naast de jaarlijkse bijdrage, het toetredingsrecht te betalen waarvan ze gedurende de vijf voorafgaande jaren vrijgesteld zijn geweest.

 

ARTIKEL 10

"De tijdelijk uittredende leden, de leden met verlof en de uittredende leden."

 a) het "tijdelijk uittredende" lid

Indien een gewoon lid dat in België verblijft de Club niet meer regelmatig wenst te bezoeken om een welbepaalde en tijdelijke reden (maximum 5 jaar), dient ze hiertoe een schriftelijke aanvraag in te dienen.

Het "tijdelijk uittredende" lid ontvangt het ledenblad en kan alleen aan de door de Club georganiseerde mondaine activiteiten deelnemen (Interclub cocktail, kerstlunch en slotlunch).

Zij betaalt een jaarlijkse bijdrage van 100 €.

b) het lid "met verlof"

Het gewoon lid dat haar verblijfplaats in het buitenland voor een periode langer dan 12 maand dient te vestigen, kan bij schriftelijke aanvraag en voor de tijd van haar verblijf in het buitenlandeen "lid met verlof" worden mits betaling van een jaarlijkse bijdrage van 100 €.

Zij dient geen toetredingsrecht te betalen wanneer zij opnieuw volledig lid wordt.

Zij ontvangt het ledenblad en mag jaarlijks aan drie activiteiten deelnemen.

c) het uittredend lid

Het gewoon lid dat zijn ontslag wil geven dient dit schriftelijk te melden aan de Voorzitster.

Zij kan de Club niet meer bezoeken en aan geen enkele activiteit meer deelnemen.

Indien het uittredend lid op een dag terug gewoon lid wil worden, zal zij vrijgesteld worden van een nieuw toetredingsrecht te betalen. Zij zal niet de normale procedure van toelating moeten volgen tenzij een uitdrukkelijke andersluidende beslissing van het Toetredingscomité. Zij zal daartoe een schriftelijke aanvraag moeten sturen naar het secretariaat van de Club,

met daarbij het ingevulde formulier van toelating. Deze brief moet gericht zijn aan de Voorzitster die deze documenten aan het Toetredingscomité zal overmaken.

Dit comité heeft dan vijftien dagen tijd om haar opmerkingen en bezwaren over te maken aan de Voorzitster, die in het laatste geval de kandidate zal verzoeken de normale procedure van toelating te volgen.

 

TITEL V: DERDEN

ARTIKEL 11

Een derde kan slechts aan de lunchdebatten deelnemen op uitnodiging van een lid en maximum drie keer.

De deelname aan de permanente activiteiten van de Club is uitsluitend voorbehouden aan de leden behoudens afwijking beslist door de Raad van Bestuur.

 

TITEL VI: DIVERSE BEPALINGEN

ARTIKEL 12

Tussen de “Royal International Club Château Sainte-Anne” en de Montgomery Club werd overeengekomen dat enkel de lokalen die worden gehuurd door de Club, evenals de vestiaire op het gelijkvloers toegankelijk zijn voor de leden van de Club.

De leden hebben met name geen toegang tot de bar, noch tot de sportinfrastructuren.

De leden hebben enkel toegang tot de lokalen die zijn voorbehouden voor de activiteiten van de Club tijdens de duur van de activiteiten.

Het secretariaat van de Club bevindt zich in het paviljoen aan de inkom van het domein van het Sint-Annakasteel; dit paviljoen zal voor de leden enkel toegankelijk zijn tijdens de openingsuren van het secretariaat, zoals vermeld in het ledenblad.

 

ARTIKEL 13

Het restaurant van het Sint-Annakasteel is toegankelijk voor de leden van de Montgomery Club, die er een tafel van maximaal acht personen kunnen reserveren.

De parking op de binnenplaats van het kasteel is niet toegankelijk voor de leden.

Er mogen geen affiches worden opgehangen aan de inkom van het domein of het kasteel.

De leden van de Club moeten zich schikken naar de regels van het Reglement van Inwendige Orde van het Sint-Annakasteel, in het bijzonder hoofdstuk III, waarvan ze een exemplaar kunnen krijgen op het secretariaat van de Montgomery Club.

 

ARTIKEL 14

De Raad van Bestuur kan spelen die zij onverenigbaar acht met de goede naam van de club verbieden.

De Raad van Bestuur bepaalt het bedrag van de kaartrechten.

 

ARTIKEL 15

Men kan niets ophangen in de lokalen van het secretariaat zonder toestemming van de Algemene Secretaris.

Elke vergadering met politiek oogmerk dient voorafgaandelijk toegestaan te zijn door de Raad van Bestuur.

ARTIKEL 16

De kranten, tijdschriften, brochures of boeken ten dienst van de leden kunnen in geen geval worden meegenomen.

 

ARTIKEL 17

Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van artikel 8 van de Statuten wordt elk lid dat om het even welke reden schuldenaar is van de club, door de secretaris verwittigd zijn schuld binnen de dertig dagen te vereffenen.

Op vraag van het lid, kan de raad van bestuur, naar eigen goeddunken, de voormelde termijn met zes maand verlengen.

De Raad van Bestuur kan beslissen de lijst van de leden schuldenaars uit te hangen en kan aan de Algemene Vergadering de uitsluiting van het in gebreke blijvend lid voorstellen. Het ontslag of de uitsluiting van het in gebreke blijvend lid ontslaat haar niet van de plicht de bedragen die zij aan de Club verschuldigd is te betalen.

 

TITEL VII: ARBITRAGEBEDING

ARTIKEL 18

Elk geschil tussen de Club en één van haar leden, alsook elk geschil tussen de leden onderling in verband met de Club zullen te Brussel beoordeeld worden door twee arbiters waarvan één door de eisende partij wordt aangesteld en de andere door de verwerende partij.

De twee arbiters stellen een derde arbiter aan.

Indien één van de partijen geen arbiter aanstelt of indien de arbiters het niet eens zijn over de keuze van de derde arbiter, zullen deze ambtshalve, met een verzoekschrift ingediend door de meest gerede partij, door de Voorzitter van de Burgerlijke Rechtbank van Eerste Aanleg te Brussel, aangeduid worden.

Zij beslissen in laatste aanleg; de partijen doen afstand van hun voorziening in beroep en in Cassatie, van elke burgerlijke vordering en van elk verzet tegen de uitvoeringsbeschikking van de arbitragebeslissing.

De kosten van arbitrage zullen door de eisende partij worden voorgeschoten en zullen door de verliezende partij gedragen worden, behoudens indien de arbiters beslissen dat de kosten over beide partijen worden verdeeld.

 

TITEL VIII: WIJZIGINGEN AAN HET REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE

ARTIKEL 19

Elke Algemene Vergadering kan geldig beslissen over de wijzigingen aan huidig Reglement van Inwendige Orde.

Elke wijziging kan slechts worden aangenomen mits een drie vierde meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde effectieve leden.

 

ARTIKEL 20

Het Intern reglement betreffende de Privacywet en de bescherming van de persoonlijke gegevens van de leden is aan het RIO toegevoegd. (bijlage 3)