REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

(9ième version – 23 avril 2015)

Le règlement d’ordre intérieur a pour objet de déterminer les droits et obligations de tous les membres de l’association.

 

TITRE I: LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 1

Le Conseil est convoqué au moins trois fois par an par lettre, par fax ou par courriel adressé cinq jours ouvrables au moins avant la séance.

En cas d’extrême urgence, le Conseil peut être convoqué deux jours ouvrables avant la séance.

Les décisions du Conseil d’Administration sont consignées dans des procès-verbaux, inscrits dans un registre spécial tenu au siège social et signés par la Présidente et par les administrateurs qui en font la demande.

Election de la Présidente et des Vice-Présidentes : 

Les candidatures à la Présidence et à la Vice-Présidence doivent être déposées auprès du Conseil d’Administration au plus tard trois mois avant l’Assemblée Générale chargée de les élire.

Toute candidate doit être membre du Club. L’élection se fera à la majorité absolue des votes valablement exprimés.

Election des Administrateurs :

Les candidatures au Conseil d’Administration doivent être introduites auprès de la Secrétaire Générale au moins trois mois avant l’Assemblée Générale. Celle-ci procède à l’élection des administrateurs par scrutin de liste et à la majorité absolue des votants. En cas de parité de voix, est élue la candidate dont le membership est le plus ancien.

Toute candidate doit être membre effectif du club.

 

TITRE II: GESTION JOURNALIERE

ARTICLE 2

Election de la Secrétaire Générale et de la Trésorière :

Trois mois avant la fin du mandat de la Secrétaire Générale et de la Trésorière, les candidates à ces fonctions doivent déposer leur candidature auprès du Conseil d’Administration.

En cas de vacance imprévue, le Conseil d’Administration nommera le cas échéant pour une période de six mois une Secrétaire Générale ou une Trésorière ad interim.

 

ARTICLE 3

En application de l’article 14 des Statuts, le Conseil d’Administration peut déléguer, sous sa responsabilité, la gestion journalière à un ou plusieurs membres, généralement la Secrétaire Générale et la Trésorière, ou à un tiers.

Le Conseil peut en outre déléguer certaines tâches telles que l’organisation des déjeuners-débats, des activités culturelles, sportives ou autres, des rencontres de bridge ainsi que la rédaction du journal du club à diverses commissions qui se réunissent autant de fois que nécessaire.

Ces commissions rendront compte de leurs propositions à la Secrétaire Générale qui en assume la coordination finale, en vue d’établir le programme du club et de le publier dans le journal

En cas de désaccord, la décision revient à la Secrétaire Générale.

La Secrétaire Générale est l’éditeur responsable du journal du club qui parait au moins trois fois par an.

Les commissions ne peuvent prendre de décisions ayant un impact sur le budget du Club sans l’aval de la Secrétaire Générale ou de la Trésorière.

La Secrétaire Générale fait régulièrement rapport au Conseil d’Administration du travail des commissions.

 

Titre III: LE COMITE DE BALLOTTAGE

ARTICLE 4

Le Comité de Ballottage décide de l’admission des nouveaux membres en qualité de membres adhérents.

Hormis la Présidente, le Comité de Ballottage est composé de six membres effectifs francophones et de six membres effectifs néerlandophones, élus par l’Assemblée Générale.

Le Comité de Ballottage se renouvelle tous les deux ans en respectant la proportion linguistique.

Les membres sortants sont rééligibles à la majorité absolue de l’Assemblée Générale.

 

ARTICLE 5

Le ballottage pour l’admission des membres adhérents a lieu au minimum deux fois par an ou à la demande de la Secrétaire Générale.

REGLEMENT RELATIF A L’ADMISSION DES MEMBRES

Le Comité de Ballottage rappelle aux membres qui se proposent de parrainer une candidature qu’il y a lieu de se conformer aux règles ci-après

1. CRITERES D’ADMISSION :

Aux termes de l’Art. 3 des Statuts, « Toute candidate devra exercer un rayonnement ou une activité dans un secteur socioculturel, économique, intellectuel, sportif ou familial. »

Les candidates devront être âgées de 18 ans accomplis.

2. PROCEDURE :

La demande d’admission se fait par un formulaire délivré par le Club. Les candidates sont invitées à remplir ce formulaire avec soin.

La lettre de candidature accompagnant le formulaire d’admission sera envoyée au secrétariat du Club, à l’attention de la Présidente, qui la transmettra au Comité de Ballottage accompagnée des lettres des deux marraines recommandant la candidate.

Chaque candidate doit être parrainée par deux membres, dont l’un au moins doit être membre effectif.

Les marraines sont moralement responsables des personnes qu’elles présentent.

Les marraines communiquent par écrit les éléments d’information permettant au Comité de Ballottage de se former une opinion éclairée sur la candidate.

La lettre de recommandation circonstanciée engageant les marraines devra figurer au dossier de candidature lors de son examen.

Les marraines ne peuvent présenter que des candidates qu’elles connaissent personnellement.

Elles se portent garantes de l’honorabilité et de l’exactitude des titres et fonctions mentionnés sur le formulaire d’admission.

Les membres du Comité de Ballottage pourront à tout moment prendre connaissance du dossier de la candidate au secrétariat du Club.

Quinze jours avant la date prévue pour la réunion du Comité de Ballottage, le secrétariat transmettra aux membres du comité de ballotage ainsi qu’aux membres effectifs la liste des candidatures reçues, en mentionnant pour chacune d’elles les noms des marraines.

Les membres effectifs désirant éventuellement formuler des remarques ou objections au sujet d’une ou plusieurs candidatures, devront obligatoirement en faire part à la Présidente du Club, au plus tard trois jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion du Comité.

Pour que le ballottage soit valable, il faut que tous les membres y aient pris part ou soient représentés par une procuration.

Sera acceptée toute candidature qui aura obtenu au moins 10 voix.

Le vote sera secret.

Après chaque ballottage, la liste des nouveaux membres admis est communiquée aux membres.

Les candidates admises par le Comité de Ballottage en sont informées par une lettre signée par la Présidente.

Au cas où une candidate n’a pu être admise, elle en sera avisée par lettre personnelle. En aucune circonstance, le Comité ne donne les raisons de sa décision.

RECEPTION DES NOUVEAUX MEMBRES AU DEJEUNER DE BAPTEME :

La Présidente ou une des Vice-Présidentes présente individuellement les nouveaux membres.

Cette présentation revêtant un caractère à la fois courtois et solennel, il est souhaité que les nouveaux membres soient accompagnés de leurs marraines lors du déjeuner célébrant leur entrée au Club.

 

TITRE IV: DES MEMBRES

ARTICLE 6

Le Club se compose de membres effectifs, de membres honoraires, de membres d’honneur et de membres adhérents.

Les membres effectifs sont les membres fondateurs ainsi que les membres admis en cette qualité par décision de l’Assemblée Générale à la majorité des trois quarts des voix des membres présents ou représentés.

Les membres fondateurs sont les fondatrices du club dont la liste figure dans l’annexe 1.

Les membres cooptés qui ont été nommés en cette qualité par l’Assemblée Générale, et dont la liste figure à l’annexe 2, sont membres effectifs.

Les membres associés qui ont été nommés en cette qualité par l’Assemblée Générale sont membres effectifs pour la durée de leur mandat. Au terme de celui-ci, ils pourront devenir membres effectifs pour autant qu’ils en fassent la demande par écrit au Conseil d’Administration qui la soumettra à l’Assemblée Générale avec son avis.

Sont membres honoraires les membres effectifs ayant atteint l’âge de 75 ans.

Sont membres d’honneur les dames admises en cette qualité par l’Assemblée Générale.

Tout membre adhérent qui désire devenir membre effectif doit en faire la demande par écrit auprès du Conseil d’Administration qui la soumettra à l’Assemblée Générale avec son avis.

 

ARTICLE 7

Pour devenir membre effectif, il faut :

1. Etre membre adhérent.

2. Avoir déposé sa candidature auprès du Conseil d’Administration qui la soumettra à l’Assemblée Générale avec son avis

3. S’impliquer ou s’être impliquée dans la prise en charge de l’une ou l’autre activité du club.

La nomination, par scrutin secret, des membres effectifs appartient à l’Assemblée Générale qui jouit à cet égard d’une liberté d’appréciation illimitée.

Sont admises, les candidates qui ont obtenu la majorité des trois quarts des votes valablement exprimés.

 

ARTICLE 8

L’Assemblée Générale fixe le montant du droit d’admission et de la cotisation annuelle. Elle détermine également la réduction du droit d’entrée et de la cotisation des membres adhérents jusque 35 ans (membres juniors) ainsi que l’exemption du paiement du droit d’admission pour les membres adhérents résidant temporairement en Belgique.

L’Assemblée Générale décide de la date d’exigibilité des paiements.

Toute candidate admise en qualité de membre adhérent est tenue au versement immédiat de la cotisation annuelle et du droit d’admission. Le cas échéant, la cotisation sera calculée prorata temporis par trimestre, tout trimestre commencé étant dû.

Les membres fondateurs, fondateurs honoraires, cooptés, cooptés honoraires, d’honneur ne paient pas de cotisation annuelle. Les membres associés ne paient pas de cotisation annuelle pendant la durée de leur mandat. Au terme de celui-ci leur cotisation sera calculée au prorata pour l’année en cours.

 

ARTICLE 9

Les personnes résidant temporairement en Belgique pour des raisons professionnelles peuvent, à leur demande, être admises par le Comité de Ballottage comme membres adhérents, sans paiement de droit d’admission, pour une période d’un an, renouvelable d’année en année, avec un maximum de cinq ans. Elles paient la même cotisation annuelle que les membres adhérents. Si au-delà de la période maximum de cinq ans, elles restent membres adhérents, elles seront tenues de payer au début de la sixième année, outre la cotisation annuelle, le droit d’admission dont elles auraient été dispensées pendant les cinq années précédentes.

 

ARTICLE 10

« Les membres temporairement démissionnaires, en congé et démissionnaires ».

a) Membre « temporairement démissionnaire » :

Si un membre, résidant en Belgique, souhaite ne plus fréquenter le Club pour une raison déterminée et temporaire et ce pour une période maximum de 5 ans, il doit en formuler la demande par écrit.

Le « membre temporairement démissionnaire » reçoit le journal et peut assister uniquement aux mondanités organisées par le club (Cocktail Inter-Cercles, lunches de Noël et de Clôture).

Il paie une cotisation annuelle de 100€.

b) Membre « en congé » :

Le membre qui est amené à établir sa résidence à l’étranger pour une durée supérieure à 12 mois, pourra, s’il en formule la demande par écrit et pour le temps de sa résidence à l’étranger, devenir « membre en congé » moyennant le paiement d’une cotisation annuelle de 100€.

Il n’a plus de droit d’entrée à payer quand il redevient membre à part entière.

Il reçoit le journal et peut assister à trois activités par an.

c) Membre « démissionnaire » :

Le membre qui souhaite donner sa démission doit en formuler la demande par écrit à la Présidente.

Il ne peut plus fréquenter le Club et ne peut plus participer à aucune activité.

Si un membre démissionnaire souhaite un jour redevenir membre adhérent, il sera dispensé du paiement du droit d’admission. Il ne devra pas suivre la procédure normale de demande d’admission, sauf décision expresse et contraire du Comité de Ballotage.

Il enverra le formulaire d’admission et sa lettre de demande au secrétariat du Club, à l’attention de la Présidente, qui transmettra ces documents au Comité de Ballotage.

Le Comité de Ballotage disposera d’un délai de quinze jours pour faire valoir ses remarques et objections à la Présidente, qui demandera dans ce cas à la candidate de suivre la procédure normale d’admission.

 

TITRE V: LES TIERS

ARTICLE 11

Un tiers ne peut être admis à assister aux déjeuners-débats que sur invitation d’un membre et maximum trois fois.

La participation aux activités permanentes du Club est réservée exclusivement aux membres sauf dérogation décidée par le Conseil d’Administration.

 

TITRE VI: DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 12

Il a été convenu entre le Royal International Club Château Sainte-Anne et le Club Montgomery que seuls les locaux loués par le Club ainsi que le vestiaire du rez-de-chaussée sont accessibles aux membres du Club.

Les membres n’ont notamment pas accès au bar, ni aux infrastructures sportives.

Les membres ont uniquement accès aux locaux réservés aux activités du Club pendant la durée des activités.

Le secrétariat du Club est situé dans le pavillon à l’entrée du domaine du château Sainte-Anne ; ce pavillon ne sera accessible aux membres que pendant les heures d’ouverture du secrétariat telles qu’indiquées dans le journal édité par le Club.

 

ARTICLE 13

Le restaurant du Club Château Sainte-Anne est accessible aux membres du Club Montgomery qui peuvent y réserver une table de maximum huit personnes.

Le parking dans la cour du château n’est pas accessible aux membres.

Aucun affichage n’est permis à l’entrée du domaine ou du château.

Les membres du Club doivent se conformer aux prescriptions du Règlement d’Ordre Intérieur du Club Château Saint-Anne, en particulier le chapitre III, dont ils peuvent se procurer un exemplaire au secrétariat du Club Montgomery.

 

ARTICLE 14

Le Conseil d’Administration peut interdire les jeux qu’il estimerait incompatibles avec le bon renom du Club.

Le Conseil d’Administration détermine le montant des droits de cartes.

 

ARTICLE 15

Rien ne pourra être affiché dans les locaux du secrétariat sans l’autorisation de la Secrétaire Générale.

Toute réunion ayant un objet politique doit être autorisée préalablement par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 16

Sous aucun prétexte les journaux, revues, brochures ou livres à l’usage des membres ne peuvent être emportés.

 

ARTICLE 17

Sans préjudice aux dispositions de l’article 8 des Statuts, tout membre débiteur du Club, à quelque titre que ce soit, est averti par la secrétaire d’avoir à liquider sa dette dans les trente jours.

A la demande du membre, le conseil d’administration peut, à sa seule discrétion, prolonger de six mois le délai précité.

Le Conseil d’Administration peut décider d’afficher la liste des membres débiteurs et proposer à l’Assemblée Générale l’exclusion du membre défaillant. La démission ou l’exclusion du membre défaillant ne le dispense pas du paiement des sommes dont il est redevable au Club.

 

TITRE VII: CLAUSE COMPROMISSOIRE

ARTICLE 18

Toute contestation entre le Club et un de ses membres, de même que toute contestation entre les membres pour raison du Club, seront jugées à Bruxelles par deux arbitres nommés l’un par la partie demanderesse, l’autre par la partie défenderesse.

Les deux arbitres s’adjoindront un troisième arbitre.

Faute pour l’une des parties de nommer son arbitre ou par les arbitres de s’entendre sur le choix du troisième arbitre, ils seront désignés d’office par le Président du Tribunal Civil de Première Instance de Bruxelles, sur requête présentée par la partie la plus diligente.

Ils jugeront en dernier ressort, les parties renonçant aux recours en appel et en cassation, à toute requête civile et à toute opposition de l’ordonnance d’exécution de la sentence arbitrale.

Les frais de l’arbitrage seront avancés par la partie demanderesse et seront supportés par la partie succombant, sauf décision des arbitres qui en répartirait la charge entre les deux parties.

 

TITRE VIII: MODIFICATIONS AU REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

ARTICLE 19

Toute Assemblée Générale peut valablement délibérer sur les modifications au présent Règlement d’Ordre Intérieur.

Aucune modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des trois quarts des voix des membres effectifs présents ou représentés.

 

ARTICLE 20

Le Règlement du Club sur la protection et la confidentialité des données personnelles des membres est annexé au ROI. (annexe 3)